Etkili Zaman Yönetimi İçin 11 Altın Kural

İnsanoğlunun ürettiği bir kavramdır zaman, aslında olmayan ancak insanoğlunun zihninde varmış gibi tasarladığı ve ortak saat dilimleri belirlediği ve buna göre hareket ettiği bir kavramdır. Akıllıca kullanılmadığında uçup giden ve bir daha geri alınması mümkün olmayan soyut bir kavramdır. İnsanlar, yapacak aktivitelerin bolluğu, geçimini sağlamak için çalışma hayatında bulunması ve işlerin çoğalması gibi etkenler sonucu zaman yönetimi konusunda başarısız olmaktadırlar. Böyle olunca da insanoğlu çağımızda zamanla yarışmak zorunda kalmıştır. İnsanlar bu durumla baş edebilmek için hayatlarında birkaç ufak değişiklik yaparak etkili zaman yönetimi yapabilirler.

Etkili Zaman Yönetimi İçin Yapılması Gerekenler

• Ajanda Kullanmak; zamanı etkili bir şekilde kullanmak için yapılması gereken ilk şey ajanda kullanmak olmalıdır. Etkili zaman yönetimi için ajanda kullanmak, yapılacak olan işlerin takibi açısından çok önemlidir. Ajanda kullanan insanlar, zamanın olmadığı bir günde kendini gereksiz ekstra yükümlülük altına sokmazlar. Çalışmaların yoğun olmadığı dönemlerde özel hayatlarına daha fazla vakit ayırabilirler ve işlerini daha dengeli bir şekilde ayarlayabilirler.
• Uyku Düzeni; insanlar gece geç saatlere kadar oturarak kendilerine zaman ayırdıklarını düşünürler. Ancak, gece geç saatte yatmak ve az uyumakla zaman yönetimi arasında hiçbir ilişki yoktur. Hatta ters orantılı bir ilişki vardır denilebilir. Az uyumak vücudun ve zihnin yeterince dinlenememesine neden olur. Bu sefer de ertesi gününün işleri aksamaya başlar. Zihin ve vücut dinlenemediği için işler bitmez ve mesai yapmak zorunda kalınabilir. Bu da daha fazla çalışmak ve eve geç gitmek anlamına gelir. Bu seferde insanlar kendine zaman ayırmak için yine geç saatte kadar oturmak zorunda kalır ve bu kısır döngü böylece sürer gider.  Etkili zaman yönetimi için her akşam 6 ile 8 saat arası uyumak ve vücudu dinlendirmek gerekir.
• Ajanda Üzerinde Kontroller Yapmak; etkili zaman yönetimi için hafta sonları ajanda kontrol edilerek, o hafta içinde nelerin yapıldığı, nelerin eksik kaldığı belirlenerek, bir sonraki hafta için bir plan oluşturulabilir. Yapılacak olan bu işlem en fazla birkaç dakikayı alır ve etkili zaman yönetimi için bu çok önemlidir.
• Mesai Saatlerini Verimli Kullanmak;  öncelikle akıllıca bir iş planı hazırlanmalıdır. Belirlenen zaman dilimleri içinde işe tam odaklanarak çalışılmalıdır. Aslında mesai saatlerinde çoğu kişi gerçek anlamda iş yapmaz. Genellikle, mailler kontrol edilir, kahve içilir, telefonla konuşulur ve daha bir sürü ıvır zıvır işler yapılır. Yani kısaca en fazla 4 saat tam performans ile çalışılır. Etkili zaman yönetimi için bu 4 saatlik süre zarfında en önemli işler bitirilmelidir.
• Tek Bir İşe Odaklanma; aynı anda birden fazla işle uğraşmak, gereksiz yere zaman kaybına yol açabilir. Aynı anda birden fazla iş yapmak, işlere odaklanmayı engeller ve tüm işleri gözden geçirmeyi gerektirir. Bu da zaman kaybına neden olur. Bu nedenle işleri sırasıyla yapmak ve tek bir işe odaklanmak etkili zaman yönetimi için önemlidir.
• Zor ve Kolay İş Ayrımı; etkili bir zaman yönetimi için, dinlenme aralarında, basit işleri yaparak diğer zamanlardaki iş yükü hafifletilebilir. Bu şekilde insan kendini dinlendirerek zihnini boşaltır ve açık bir zihinle daha zor işleri daha kısa sürede tamamlayabilir.
• Başkalarına Görev Vermek; insanlar, iş hayatında ve özel hayatında başkalarına görev vermeyi denemelidirler. Sorumlulukların bazılarının aile bireyleriyle paylaşılması ya da iş yerinde alanında uzman bir arkadaştan yardım alınması zaman yönetiminde başarıyı da beraberinde getirecektir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli şey görev verme ile üstüne yıkma arasındaki fark ayırt edilmelidir.
• Her Gün En Az 3 İş Başarabilmek; gün içinde işyerinde bir sürü iş yapmak gerekebilir. Ancak, bu işleri yapmak için insan bazen kendinde enerjiyi bulamaz ve gün sonunda hiçbir iş yapamaz. Bu nedenle iş planlaması yaparken gün içinde ne kadar üretken olabildiğine bakarak, sadece o kadar iş planlaması yapılmalıdır. Zamanla, işteki üretkenlik arttırılarak daha fazla iş yapılmalıdır.
• Reddetmek; etkili bir zaman yönetimi için hayır demek gerekir. İşyerinde, görevi olmadığı üzerine her türlü sorumluluğu alanlar işleri yetiştiremezler. Bunun yanı sıra, bir arkadaşının sürekli daveti karşısında hayır demeyi bilmek gerekir. Başkalarını memnun etmek için evet demek, zamanı iyi yönetememeye neden olur.
• Öncelikleri Belirlemek; insanlar kendileri için önemli olan şeyleri, önceliklerini belirlemeli ve diğer ufak ayrıntılar için zaman kaybetmeyi bırakmalıdırlar. Angarya işler yerine asıl sorumluluklar için efor sarf edilmeli ve zaman ayırılmalıdır. Öncelikleri belirlemek etkili bir zaman yönetimi için olmazsa olmazlardandır.
• Hatalar Yüzünden Zaman Kaybetmek; insanlar yaptıkları hatalar yüzünden kendilerini heba edip daha büyük yanlışlara meyil verirler. İnsanlar hata yapabilir. Hata yaptıktan sonra bu hatayla meşgul olmak yerine, bu hatadan ders alıp tekrar yola devam etmek gerekir. Hatalar yüzünden kendini suçlayarak zaman kaybetmek, insanlara zarar verir.