Basın bülteni hazırlarken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta amacın reklam yapmak olmadığıdır.
Öncelikle, basın bülteni bir haberdir ve hedef kitleye bilgi veren standart bir formattır. Basın bültenini hazırlarken unutulmaması gereken en önemli nokta, amacın reklam yapmak olmadığıdır. Bu nedenle satış yapmaya yönelik, aşırı övgü içeren ve süslü bir yazım dili kullanılmamaya özen gösterilmelidir. Mümkün olduğunca geniş zaman kullanılmalı, edilgen fiiller yerine daha güçlü ve canlı fiiller ve sözcükler seçilmelidir.
Ancak, “belirtti” veya “devam etti” gibi ifadelerin yerine “dedi” ifadesinin kullanılması her zaman daha uygun olacaktır. Basın bültenleri; 5N1K olarak ifade edilen Ne, Nerede, Nasıl, Ne zaman, Neden ve Kim sorularına cevap verici nitelikte olmalıdır.
Basın bültenlerinde başlık bölümü çok önemlidir. Çoğu zaman medya mensupları ve konuyla ilgili üst düzey yöneticilerin, basın bülteninin başlığının altını okuyacak zamanı yoktur. Bu nedenle başlık bölümünde şirketin vermek istediği ana mesaj açık bir şekilde vurgulanmalı böylece hedef kitlenin dikkati çekilmelidir. İlgi çekici ve iyi seçilmiş bir başlık oluşturduktan sonra açıklayıcı ve bülten ile ilgili temel bir fikir ortaya koyan bir alt başlık yazılmalıdır. Ayrıca, büyük bir şirketin isminin alt başlıkta yer alması sağlandığı takdirde bu, şirketin güvenilirliğine katkıda bulunacaktır.
Basın bültenlerinizi aşağıdaki şekilde oluşturmak uygun olacaktır.
Paragraf 1: Haber anlatılır.
Paragraf 2: Haberin etkisi açıklanır.
Paragraf 3: Şirketin üst düzey yöneticilerinden alıntı yapılır.
Paragraf 4: Şirketin geçmişinden söz edilir.
Paragraf 5: Şirket hakkında bilgi verilir.
Son olarak, basın bülteninde iletişim kurulabilecek kişi veya kuruluşun iletişim bilgilerinin de bulunması gerekmektedir.
